Penyambungan via Temporary Cloud Storage (Google Drive)

URL: /ingest/sambung/gdrive

Sebelum membaca: halaman ini hanya berlaku untuk instansi yang tidak memiliki Owncloud/Nextcloud (federated storage) dan tidak memiliki server Linux untuk SFTP. Bila salah satu prasyarat di atas terpenuhi, gunakan jalur WebDAV atau SFTP — kedua jalur tersebut jauh lebih disarankan karena bersifat permanen.

Tujuan & Sifat Sementara

Penyambungan via Google Drive disediakan sebagai jalur darurat sekali pakai (one-time copy) bagi instansi yang belum memiliki infrastruktur penyimpanan terkelola sendiri. Dokumen akan disalin satu kali ke server kambing.gov3.id, kemudian koneksi ke Google Drive diputus.

Tidak permanen. Akses ke akun Google khusus penyelenggara hanya berlaku selama durasi siklus evaluasi SAKIP; setelah evaluasi selesai, akun dinonaktifkan. Bila kemudian hari ada kebutuhan revisi/penambahan dokumen, instansi harus mengulang seluruh prosedur share dari awal.

Sangat dianjurkan instansi segera membangun federated storage permanen (Owncloud/Nextcloud atau server Linux dengan SFTP) untuk siklus evaluasi berikutnya. Selain isu tata kelola, jalur Google Drive memiliki keterbatasan teknis: protokol OAuth Google sewaktu-waktu berubah, masa berlaku token dapat habis, dan koneksi kerap terputus.

Alur Singkat

[Instansi]                    [Admin Akun Khusus Penyelenggara]              [kambing.gov3.id]
   │                                       │                                        │
   │  1. Share folder ke email khusus      │                                        │
   │ ─────────────────────────────────────►│                                        │
   │                                       │  2. Catat di registry intake          │
   │                                       │     (singkatan instansi, dll)         │
   │                                       │                                        │
   │                                       │  3. Pada interval scan berkala,       │
   │                                       │     backend salin folder ───────────► │
   │                                       │                                        │
   │                                       │                                        │  4. Standarisasi
   │                                       │                                        │     dan masuk pipeline AI
   │                                       │                                        │
   │                                       │  5. Setelah evaluasi selesai,         │
   │                                       │     koneksi Google Drive diputus      │

Karakteristik

Akun Google khusus penyelenggara — tim penyelenggara membuat satu akun Google yang menampung semua share dari instansi-instansi yang terpaksa pakai jalur Google Drive.
Interval scan sangat jarang — berbeda dengan WebDAV/SFTP yang scan ~1 jam, jalur Google Drive hanya di-scan sekitar sebulan sekali karena (a) proses copy memakan waktu dan (b) monitoring perubahan via API Google Drive bersifat excessive secara komputasi.
Sinkronisasi satu arah, non-destruktif — backend hanya menyalin dari Google Drive ke kambing; penghapusan di Google Drive tidak memicu penghapusan di kambing. Lihat Catatan Teknis: Semantik Sinkronisasi & Penghapusan di bawah.
Akses sementara — setelah evaluasi selesai, akun dinonaktifkan; data hasil copy tetap ada di kambing.gov3.id untuk kebutuhan audit, namun tidak lagi tersinkron dengan Google Drive.
Latensi sync tinggi — karena interval scan bulanan, perubahan dokumen di Google Drive baru terlihat di kambing pada scan berikutnya. Untuk kebutuhan mendesak (mis. revisi dokumen di tengah siklus), instansi sebaiknya berkoordinasi dengan tim penyelenggara agar scan ad-hoc dijadwalkan.

Catatan Teknis: Semantik Sinkronisasi & Penghapusan

Sinkronisasi dari Google Drive ke kambing.gov3.id bersifat satu arah (Google Drive → kambing) dan non-destruktif di sisi kambing. Konsekuensinya:

Jika file di Google Drive dihapus oleh instansi, hasil copy file tersebut di kambing.gov3.id tidak ikut terhapus. Salinan kambing diperlakukan sebagai arsip — penghapusan di sumber tidak memicu penghapusan di tujuan. Ini disengaja untuk melindungi data audit dari penghapusan tidak disengaja di sisi instansi.
Jika file di kambing dihapus secara manual (oleh tim penyelenggara) sementara file aslinya masih ada di Google Drive, maka pada interval scan berikutnya file tersebut akan dicopy ulang dari Google Drive ke kambing. Backend memperlakukan absennya file di kambing sebagai sinyal untuk men-fetch ulang dari sumber.

Implikasi praktis:

Untuk membersihkan file yang sudah tidak relevan dari kambing secara permanen, file di Google Drive juga harus dihapus terlebih dahulu (atau dicabut dari folder yang dishare) sebelum file di kambing dihapus. Jika tidak, scan berikutnya akan memunculkannya kembali.
Revisi dokumen di Google Drive (upload ulang dengan nama sama) akan ter-copy pada scan berikutnya — versi di kambing akan tertimpa oleh versi terbaru dari Google Drive.

Manual Sisi Pengguna Instansi

Dari sisi instansi yang melakukan share:

1. Siapkan folder dokumen SAKIP di Google Drive

Kumpulkan seluruh dokumen wajib SAKIP (lihat Daftar Dokumen Wajib) dalam satu folder utama di Google Drive instansi. Disarankan struktur folder rapi per jenis dokumen / per OPD agar mudah ditelusur.

2. Buka share dialog folder

Klik kanan folder utama → Share (atau ikon orang-orang di toolbar atas).

3. Masukkan alamat email akun khusus penyelenggara

Alamat email Google khusus penyelenggara: poolsakip@gmail.com.

Atur izin sebagai Viewer (read-only). Akun penyelenggara hanya butuh akses baca; tidak butuh akses tulis.

4. (Opsional, namun direkomendasikan) Notifikasi email

Centang opsi notifikasi sehingga akun penyelenggara menerima email konfirmasi share. Ini membantu admin penyelenggara mengidentifikasi share dari instansi mana.

5. Klik "Send" / "Share"

Notifikasi share akan dikirim ke akun penyelenggara. Tim penyelenggara akan memproses share di sisinya (lihat manual berikutnya).

6. Konfirmasi ke tim penyelenggara

Karena jalur Google Drive tidak otomatis terdeteksi, kabarkan ke tim penyelenggara bahwa share sudah dilakukan, beserta:

Nama instansi
Singkatan instansi (mengikuti subdomain portal gov3 — misal palembangkota, jabarprov)
Alamat email pengirim share
Nama folder yang dishare

Manual Sisi Admin Akun Khusus Penyelenggara

Dari sisi tim penyelenggara yang mengelola akun Google khusus:

1. Buka inbox akun khusus penyelenggara

2. Buka Google Drive akun khusus

Navigasi ke Shared with me (sidebar kiri). Folder yang baru dishare oleh instansi akan tampil di sini. Backend dapat membaca folder langsung dari "Shared with me" — tidak perlu menambahkan shortcut ke "My Drive".

3. Catat di registry intake

Catat di registry intake penyelenggara:

Nama instansi
Singkatan instansi (mengikuti subdomain portal gov3 — misal palembangkota, jabarprov, kemenpanrb)
Alamat email pengirim share
Tanggal terima share
Nama folder yang dishare

4. Tunggu jadwal scan berkala

Sistem akan otomatis menjalankan scan + copy dari folder di "Shared with me" ke kambing.gov3.id pada jadwal bulanan (atau jadwal khusus yang ditetapkan tim penyelenggara). Hasil scan dapat dipantau di halaman Pengumpulan Dokumen.

5. Setelah evaluasi selesai

Setelah siklus evaluasi SAKIP berakhir, koneksi OAuth Google Drive akun penyelenggara dapat diputus. Dokumen sudah tersimpan permanen di kambing.gov3.id untuk kebutuhan audit.

Bantuan Teknis

Bila instansi atau tim penyelenggara mengalami kendala dalam proses share / OAuth Google Drive, jangan lewatkan kunjungan tim teknis dari UI-CSGAR yang mendampingi Ditjen RB Kunwas KemenPAN-RB. Tim akan membantu konfigurasi dan eskalasi langsung.